Het Geheim van een Geslaagde Bijeenkomst

Of je nou een vergadering hebt, een brainstorm begeleidt of een congres organiseert. Je kunt altijd starten met deze tool:

De Check-in

Starten met de Check-in methode is voor mij de krachtigste methode voor een goed begin van elke vergadering en creatieve sessie.

  1. Start in een Cirkel

Het liefst starten we bij al onze opdrachten met alle stoelen in een cirkel, graag zonder tafel of krukjes in het midden. Een open cirkel. Als trainer nemen we ook plaats op een stoel. Op deze manier zitten we op gelijke hoogte met de deelnemers.

2. Stel je vraag

Wij beginnen vaak met de vraag “Hoe voel je je op dit moment?” Zonder het zwaar of zweverig te maken. Daarbij geven we mensen even de tijd om na te denken.

“Hoe voel je je op dit moment?”

3. Check-in

Je kunt vervolgens mensen vragen om de beurt in te checken door hardop het antwoord te delen. We doen dit altijd pop-corn-style: dat betekent dat we niet het rijtje afgaan, maar dat je het popt (lees: deelt) als het goed voor je voelt. Iedereen mag delen wat hij graag wil zeggen, zelf doe ik ook altijd mee. Voor veel mensen is zo’n 30 seconden per persoon al genoeg.

Optioneel: Gebruik beeldende kaarten

Vaak werkt het goed om een beeld te gebruiken om je gevoel te beschrijven (Tip: gebruik de kaarten van het spel Dixit). Beeld nodigt uit om meer vanuit je gevoel te praten, meer details te delen en om elkaar vragen te stellen.

Mijn eigen ervaring

Al tijdens mijn studie was ik gefascineerd om erachter te komen, wat de kracht was van een goed samenwerkend projectteam. Een van de dingen die mij constant opviel, was of er gedeeld werd hoe mensen zich die dag van het overleg voelden. Dat verklaarde vaak hoe goed mensen zich inzetten en hoe het humeur was.

Nu, na 5 jaar ondernemen, merk ik hetzelfde in mijn werk als begeleider binnen teams en organisaties. Ik durf te zeggen dat er 9 van de 10 keer iemand in de groep is, die een ziek familielid heeft waar de aandacht ook vaak naartoe gaat. Vaak vinden mensen het heel fijn daar kort iets over te delen. We gaan er dan niet diep op in, maar ik zie dat de mogelijkheid om dat te kunnen uitspreken ruimte geeft.

“Ik durf te zeggen dat er 9 van de 10 keer iemand in de groep is, die bijvoorbeeld een ziek familielid heeft waar de aandacht naartoe gaat”

Daarnaast zijn er vaak mensen die een hele heftige week hebben op hun werk, of bijvoorbeeld het gevoel hebben ‘gedwongen’ te zijn om deel te nemen. Als facilitator is het naar mijn mening erg belangrijk om hier zonder oordeel ruimte aan te geven. Het mag er zijn, zo is het nu. Door alle gevoelens uit te nodigen en te erkennen, ontstaat ruimte en soms komen er ook direct mooie oplossingen.

“Als ik om 15.00 uur even een kort telefoontje kan plegen dan zou mij dat echt opluchten”

Sowieso houd ik graag ruimte in een programma, waardoor je samen nog invulling kan geven. Soms heeft een 10-minuten pauze op een bepaald tijdstip al zoveel nut.

Tip: De Combinatievraag

Naast “Hoe voel je je op dit moment” kan je de vraag bijvoorbeeld ondersteunen met “Wat hoop je vandaag te leren?” of “Waar kijk je vandaag het meest naar uit?”. Ook bij groepen mensen die elkaar niet kennen kun je vragen om een korte toelichting wie je bent. Als je combinatievragen stelt, helpt het ze van te voren op te schrijven op bijv. een flip-over vel.

Waarom deze tool werkt

  1. Betrokkenheid: Iedereen kan zijn/haar stem laten horen. Let maar eens op, hoe vaak komt het wel niet voor dat dezelfde mensen aan het woord zijn?
  2. Ruimte: Er ontstaat ruimte in je hoofd als je een plek kan geven aan dat wat er speelt. Zo kun je openstaan voor het nieuwe wat zich aandient.
  3. Mooie sfeer: Je creëert samen de open sfeer voor de bijeenkomst. Inleving in elkaar is de start en dat zorgt voor verbinding met elkaar dankzij het delen. Het blijkt ook een goede basis om van daaruit creatief met elkaar aan de slag te gaan.

Wat te doen bij weerstand?

In sommige groepen zijn er mensen die zich niet comfortabel voelen bij het zitten in een cirkel. Bij sommige doelgroepen roept het een gevoel op van praatgroepen en ‘psychologische poeha’. Het niet hebben van een tafel waarachter je deels kan ‘verschuilen’ kan bijvoorbeeld kwetsbaar voelen. Als ik dat merk aan deelnemers forceer ik niets, en nodig ik hen uit om het eerst te ervaren. Weerstand is altijd een oplossing voor iets en hoeft niet vermeden te worden. Geef daar ruimte aan. Voelt het later nog steeds niet goed, dan maken we het bespreekbaar en veranderen we eventueel samen de setting.

Wat te doen bij grote groepen?

Bij groepen van 100/150 deelnemers start ik vaak met een vraag zoals: “Vertel eens aan je buurman hoe je ochtend was en waar je naar uitkijkt vandaag?”. Vervolgens koppel ik het laatste gedeelte van de vraag aan een online tool zoals bijv. Mentimeter. Daarbij kan iedereen op zijn mobiel invullen waar hij naar uitkijkt die dag. Dat komt mooi weergegeven op het scherm te staan, voor iedereen (anoniem) zichtbaar. Op zo’n manier heeft iedereen zijn stem kunnen geven èn inventariseer je als facilitator/dagvoorzitter gelijk waar de interesse naar uit gaat.

Het is de tijd meer dan waard

Niet alleen in workshops/trainingen of creatieve sessies zet ik dit in. Het is een vast onderdeel als ik met 1 of 2 of meer mensen een overleg heb, ook telefonisch. In eerste instantie lijkt het vaak alsof dit teveel tijd kost. Het kan zijn dat de eerste 10 minuten van een uur dat je samen hebt, in beslag worden genomen door de check-in. Het is het waard. Als het goed begeleid wordt, zorgt deze werkvorm ervoor dat er daarna 50 minuten aandacht voor elkaar is, openheid en vertrouwen waardoor er sneller stappen worden genomen. Bovendien levert het op langere termijn in mijn ogen nog meer op: Je gaat je collega’s/vrienden beter leren kennen en die verbinding is goud waard.

Wij zijn allemaal mensen

Wat ik vaak opmerk, is dat bijna alle antwoorden op samenwerkingsvraagstukken neerkomen op het volgende: mensen willen gehoord en erkend worden. Op die manier valt op alle vlakken zoveel weerstand te voorkomen en ontstaat er echte verbinding. Of je nou als overheid bewoners wil bereiken, of als bedrijf je klant goed wil bedienen of als je teams beter samen wil laten werken.

Een meeting is meer dan het uitwisselen van feiten. Als we als mensen connectie maken, kunnen we als team boven onszelf uitstijgen en het onmogelijke mogelijk maken.

“Jezelf mogen zijn, is zoveel waard.”

*Deze blog is in februari 2019 ook gepubliceerd op Linkedin.

Marlinde van Hedel is initiator van CreaVisie, een creatieve netwerkorganisatie die sprankelende bijeenkomsten en workshops organiseert. We creëren verbindingen en maken het mogelijk om kennis te delen binnen teams, organisaties en op het gebied van persoonlijke ontwikkeling.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *